Эксплуатация коммерческой недвижимости в новых условиях

15-06-2010

Новые правила игры, установленные кризисом, заставляют управляющие компании учиться экономить, искать различные методы и способы оптимизации расходов, активнее применять при эксплуатации объектов новые технологии, позволяющие сократить затраты на эксплуатацию.

Грамотная организация эксплуатации объекта состоит из нескольких основных этапов, а именно: формирование команды (подбор и обучение персонала, который будет задействован на объекте), разработка правил и процедур управления объектом, разработка эксплуатационного бюджета, внедрение системы эксплуатации и контроля качества выполняемых работ.

Чтобы решить, насколько эффективно управляющая компания сможет работать на том или ином объекте, прежде, чем приступить к управлению, УК проводит аудит по нескольким направлениям. Сначала оценивает общее состояния объекта, состояние инженерных систем и оборудования, существующие процедуры и правила на объекте.

Затем проводится анализ организационной структуры управления объектом - рассматриваются уровни ответственности, полномочий, подчиненности и взаимоотношений собственника, офиса управления, технических служб, подрядных организаций.

Следующий этап предполагает изучение действующих на объекте сервисных договоров (выполняемый объем и стоимость работ, сервисных планов, целесообразность данных договоров), системы контроля качества услуг, процедур по работе с заявками арендаторов.

И, наконец, проводится оценка существующей вспомогательной и обслуживающей инфраструктуры объекта. Необходимый аудит объекта в подобных случаях УК проводит бесплатно, так как ее задача - убедить собственника в необходимости привлечения внешней управляющей компании. И уже после тщательно проведенного аудита управляющая компания разрабатывает мероприятия по оптимизации затрат на содержание объекта и годовой операционный бюджет.

Считаем расходы

Структура эксплуатационных расходов выглядит следующим образом. Самую большую статью расходов составляют ремонт и обслуживание здания - 30-35%. На втором месте - расходы на охрану объекта: 20-24%. Расходы по уборке помещения и прилегающей к нему территории укладываются в 15-19%. Административные расходы, как правило, не превышают 10-13%. Вознаграждение управляющей компании составляет в среднем 9-10%.

Ориентиром для определения вознаграждения УК всегда служит арендная ставка объекта. Приблизительно, вознаграждение управляющей компании составляет 1% от арендной ставки. Например, при условии арендной ставки $700 за кв. метр в год, УК получит $7 за кв. метр арендной площади в год. Соответственно, если арендуемая площадь объекта 25 тысяч кв. метров, то вознаграждение УК составит $175 тысяч в год. Если же объект небольшой, то вознаграждение УК составит около 5% от арендной ставки, в случае, когда площадь объекта превышает 100 тысяч кв. метров, вознаграждение может быть и на уровне 0,5%.

Уровень эксплуатационных расходов в бизнес-центрах Москвы различается в зависимости от класса объекта. Если средний уровень расходов по обслуживанию объекта в БЦ класса «А» составляет 3300-3700 рублей за кв. метр арендуемой площади в год, то в БЦ класса «В» он значительно ниже и варьируется в пределах 2300-2600 рублей за кв. метр арендуемой площади в год.

Расходы по уборке, например, в БЦ класса «А» составляют 330-360 рублей за кв. метр в год, в то время как в БЦ класса «В» они на 7-8% ниже - 260-290 рублей за кв. метр в год.

В то же время на ремонт и обслуживание БЦ класса «А» тратится сумма в размере от 450 до 480 рублей за кв. метр в год, в БЦ класса «В» - 400-430 рублей.

Расходы на охрану в БЦ класса «А» примерно на 20% выше, чем в БЦ класса «В».

На налоги различного рода (на имущество по арендуемым объектам; земельный; на аренду земельного участка и т.д.) БЦ класса «А» приходится тратить в 2 раза больше средств, чем офисному помещению класса «В». В первом случае подобные расходы ориентировочно могут составлять 1000-1300 рублей за кв. метр в год, во втором - всего 550-580 рублей за кв. метр в год.

Примерно в 2 раза больше составляют затраты объекта более высокого класса и на страхование. Если БЦ класса «А» ориентировочно тратит на эти цели 130-160 рублей за кв. метр в год, то БЦ класса «В» - всего 55-85 рублей.

Коммунальные расходы у БЦ одинаковы и могут быть на уровне 400-430 рублей за кв. метр в год. Необходимо учитывать, что каждый объект индивидуален, поэтому расчет операционных расходов необходимо проводить только после тщательного изучения конкретного объекта, его инженерных систем и многих других параметров, которые оцениваются при первоначальном аудите.

Учимся экономить

Когда считать приходится каждую копейку, вопрос о том, какие из статей расхода можно сократить, становится самым актуальным. Как показывает практика, экономить без ущерба качеству работы объекта можно по нескольким направлениям.

Значительно сэкономить расходы по уборке можно, применив альтернативную схему вывоза мусора. Например, в бизнес-центре площадью 50 тысяч кв. метров при сборе и вывозе ТБО 8-тонными контейнерами расходы в среднем  достигают 240 тысяч рублей в месяц. При альтернативной замене контейнеров на два 20-тонных пресс-компактора (первый - для смешанных расходов, второй - для макулатуры) расходы на сбор и вывоз ТБО составят всего около 60 тысяч рублей, то есть сократятся в 4 раза! Компакторы при этом лучше брать в аренду.

Значительно экономить можно и на потреблении электроэнергии. Замена люминесцентных ламп и ламп накаливания на светодиодное освещение, установка датчиков движения позволяют достичь эффективной экономии 60-80% электроэнергии, потребляемой на цели освещения общественных зон и внешнего фасадного освещения.

Использование частотно-регулируемых приводов приведет к экономии электроэнергии на 20%-50% за счет оптимального управления электродвигателем в зависимости от нагрузки, а также повысит надежность и увеличит срок службы электропривода и оборудования, послужит снижению аварийности и улучшению технической эксплуатации оборудования.

Помогут значительно сократить расходы и новые эффективные технологии, применяемые при эксплуатации объектов. Например, прочистка системы вентиляции сухим льдом является эффективной альтернативой механической чистке. Использование роботов при мойке фасадов позволяет сократить время работы, количество сотрудников, а также повышает безопасность объекта, снижает риск повреждения поверхности здания и исключает травматизм сотрудников-альпинистов.

Сегодня уже возможно проведение водоподготовки без использования химических препаратов. В качестве эффективного альтернативного варианта может служить акустическая электромагнитная система. Затраты на ее установку составляют 4-10 тысяч рублей в зависимости от диаметра трубы. В то время как установка системы водоподготовки с использованием химических препаратов обойдется собственнику в $120-130 тысяч, а затраты на расходные материалы (химические средства) могут доходить до $30 тысяч в год. Экономия очевидна.

Можно экономить на закупке расходных материалов, доставка которых осуществляется в короткие сроки, не создавая и тем самым не оплачивая сейчас запасы на будущее.

На чем экономить нельзя

Вместе с тем существует целый ряд статей, на которых экономить просто нельзя. Так, не рекомендуется экономить на регламентных работах при обслуживании инженерного оборудования, потому что это может привести к серьезным поломкам, а значит и существенным затратам. Например, если регулярно не менять фильтры в системе вентиляции и кондиционирования, это может привести к неприятным запахам; становятся грязными вентиляционные решетки, потолки и стены, что ведет к увеличению затрат на клининг и, в дальнейшем, - на косметический ремонт. Разумеется, все это вызывает жалобы со стороны арендаторов.

Раз в квартал должно производиться обслуживание фэнкойлов. Если данные работы не производятся, то выходят из строя гидравлические узлы и вентиляторы, засоряются теплообменники, что приводит к последующей замене вышедшего из строя оборудования и, соответственно, к гораздо более значительным расходам, чем требуется на их регулярное обслуживание. Обслуживание системы чиллер-фэнкойл в квартал составляет 20-25 тысячи рублей, но, если не проводить данных работ, уже через год оборудование придется менять, и затраты в этом случае могут составить уже  230-250 тысяч рублей.

Затраты на техническое обслуживание инженерных систем и ремонт здания составляют $12-25 за кв. метр в год, а вот замена инженерной системы и оборудования обойдется собственнику  почти в $400 за кв. метр. Кроме того, доведенные до аварийного состояния инженерные системы создают неблагоприятные условия для арендаторов, которые могут выставить собственнику претензию или вообще расторгнуть договор аренды.

***

Таким образом, любая оптимизация должна происходить в разумных пределах, и собственник, принимая решение о сокращении затрат, должен думать не только о том, как сэкономить, но и о том, не навредит ли экономия жизнеспособности объекта недвижимости.

Ольга Штода, директор по развитию и маркетингу УК BlackStone Keeping Company

На поля:

Основными направлениями деятельности управляющей компании при эксплуатации объекта являются:

- техническое обслуживание и текущий ремонт всех инженерных систем здания;

- уборка и санитарно-профилактическое обслуживание объекта;

- благоустройство помещений;

- организация службы безопасности объекта и контрольно-пропускного режима;

- координация и контроль работы подрядных организаций;

- обслуживание парковки;

- проведение для арендаторов обучения, как действовать в чрезвычайных ситуациях;

- оказание помощи арендаторам при въезде/выезде;

- сопровождение строительных, ремонтных и отделочных работ, проводимых арендаторами.

Комментарии экспертов:

Александр Насонов, генеральный директор «ВПК-Сооружение»:

Хотелось бы особо отметить эффективность комплексного подхода в эксплуатации. Передача инженерных систем в обслуживание различным подрядчикам обычно приводит к размыванию границ ответственности и, как следствие, к отказам в работе систем, ведь работа одной системы зависит от состояния многих других. Наша компания обеспечивает бесперебойное функционирование промышленных объектов (800 000 кв.м.) в условиях повышенных требований к их жизнеобеспечению, и этот опыт очень помогает нам эффективно решать задачи по эксплуатации площадей офисной, торговой и складской недвижимости (250 000 кв.м). Именно комплексное обслуживание объекта недвижимости дает желаемый уровень технического состояния систем, комфорта и безопасности. Немаловажным является и то, что правильная эксплуатация повышает капитализацию здания.

Евгений Якушин, генеральный директор «УК СИСТЕМА»:

- Если пытаться оптимизировать затраты с помощью сокращения заработной платы или затрат на текущие расходы, это только ухудшает положение. Единственный эффективный способ оптимизации расходов - передача услуг эксплуатации сторонней профессиональной организации. Для абсолютного большинства компаний это направление деятельности не является профильным, но при этом его сложность и трудоемкость очевидна. Собственная служба эксплуатации уже непопулярна. Проще требовать должных результатов от подрядчика, чем копаться в проблемах собственной структуры. Экономическую целесообразность аутсорсинга эксплуатации подтвердит любой профессиональный экономист.

Евгения Скачкова, директор отдела управления и эксплуатации компании Maris Properties in association with CB Richard Ellis:

- Хочу  заметить, что профессиональные УК должны сразу и независимо от состояния  экономики предоставлять собственнику оптимизированный бюджет на услугу. Поэтому любая оптимизация подразумевает, что бюджет был избыточным. В этом случае, безусловно, можно говорить о получении услуги за меньшие деньги без потери качества и ее состояния. 

В первую очередь, можно снизить административные расходы, затем - стоимость оплаты услуг персонала, расходы на клининг и охрану и только в последнюю очередь стоит снижать расходы на техническую эксплуатацию.

Борис Мошенский, генеральный директор компании Maris Properties in association with CB Richard Ellis:

- Не согласен с тем, что стоимость обслуживания здания класса «А» всегда выше, чем у класса «В». Это, в первую очередь, зависит от степени изношенности объекта. Эксплуатационные затраты больше у тех зданий, которые длительное время функционируют в режиме экономии. В Санкт-Петербурге нет существенной разницы в цене между классами. Все зависит от самой управляющей компании, количества ее функциональных обязанностей и уровня подготовки.

Лео Спрогис, директор по эксплуатации зданий и сооружений ООО «Гермикон»:

- Огромную роль в эксплуатации недвижимости играет персонал, что, хочу отметить, составляет значительную часть эксплуатационных расходов по объекту коммерческой недвижимости.

Наличие технически грамотного персонала существенно повышает эффективность управления и эксплуатации объекта, а также помогает снизить расходы по бюджету эксплуатации за счет принятия оптимальных и грамотных решений.

При общем сокращении операционных бюджетов на объектах снижение заработной платы на рынке не наблюдается.

Остается проблемой и подбор кадров. Хотя предложений на рынке труда много, подобрать профессионалов трудно. Поэтому важной задачей управляющей компании, особенно в условиях кризиса, является подготовка кадров внутри компании.

Вячеслав Прикото, исполнительный директор управляющей компании «Ферро-Сервис»:

- Всегда очень интересно ознакомиться с мнением специалиста по проблеме, которая затрагивает твою сферу профессиональной деятельности. Думаю, что в нашей стране наконец-то сложился единый подход к управлению недвижимостью и понимание владельцев недвижимости о необходимости привлечения профессиональных компаний к управлению принадлежащими им зданиями. Только так достигается цель - получение максимальной прибыли от эксплуатации недвижимости.

Меня смутили некоторые количественные показатели затрат, упомянутые в статье, а именно средний уровень расходов по обслуживанию кв. метра арендуемых площадей БЦ в год - считаю эти цифры докризисными, а сейчас несколько завышенными и потому неконкурентоспособными именно в условиях кризиса.

Согласен, что давать советы всегда проще, чем самому добиваться успеха, именно поэтому мне очень интересен подход ведущих компаний к организации эксплуатации недвижимости, а из данной статьи я почерпнул для себя некоторые интересные и, надеюсь, эффективные методы снижения расходов на содержание и эксплуатацию зданий.

/ Источник: ДВЕ СТОЛИЦЫ